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Guide pratique
Comment relancer une facture impayée : de la relance amiable à l’injonction de payer
Une facture impayée n’est pas une fatalité. Voici le cadre légal, les étapes de relance, des exemples de messages, le calcul des pénalités et les procédures à engager quand la relance ne suffit plus.
En bref
Relancez dès les premiers jours de retard, de façon progressive : rappel courtois, relance ferme, appel, puis mise en demeure en recommandé. Identifiez d’abord la cause du retard (litige, organisation, trésorerie, mauvaise foi). Si le client ne paie toujours pas, plusieurs procédures existent : recouvrement des petites créances jusqu’à 5 000 €, injonction de payer, référé-provision ou cabinet de recouvrement.
- Le cadre légal : délais, pénalités, indemnité de 40 €.
- Les étapes de relance, avec un calendrier type.
- 3 exemples de messages, de la relance à la mise en demeure.
- Le calcul des pénalités de retard.
- Les procédures judiciaires, comparées.
Le contexte
Les factures impayées, en chiffres
Les études ne mesurent pas les retards de la même façon (sur les seules factures payées en retard, ou sur l’ensemble des factures) : leurs chiffres se complètent mais ne se comparent pas directement.
Le cadre légal
Ce que dit la loi sur les retards de paiement entre entreprises
En bref : entre professionnels, le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Dès le lendemain de l’échéance, des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € sont dues de plein droit, sans relance préalable.
| Règle | Ce qu’elle prévoit |
|---|---|
| Délai par défaut | 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation, si rien n’est prévu au contrat. |
| Délai maximal convenu | 60 jours à compter de la date de facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. |
| Pénalités de retard | Taux fixé par vos conditions de vente, au minimum trois fois le taux d’intérêt légal ; à défaut, taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points. Elles courent dès le lendemain de l’échéance. |
| Indemnité forfaitaire | 40 € par facture payée en retard, pour frais de recouvrement. Des frais supérieurs justifiés peuvent être réclamés en plus. |
| Mentions obligatoires | Date d’échéance, taux des pénalités et indemnité forfaitaire doivent figurer sur la facture et dans les conditions de vente. |
| Sanctions | Le non-respect des délais est passible d’une amende administrative jusqu’à 2 M€ pour une personne morale. |
Source : Service-Public.fr Entreprendre. Ces règles générales connaissent des exceptions sectorielles : vérifiez celles qui s’appliquent à votre activité.
La méthode
Les étapes pour relancer une facture impayée
Une relance efficace est progressive : courtoise au début, ferme ensuite, formelle enfin. Chaque étape est datée et tracée, ce qui sera utile si le dossier part au contentieux.
Calendrier indicatif : il s’adapte au montant, au profil du client et à vos conditions de paiement.
Exemples
Exemples de messages de relance
Trois exemples de structure, à adapter à votre ton et à la relation avec le client.
Objet : Facture n° [numéro] — échéance du [date]
Bonjour [prénom],
Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] de [montant] €, échue le [date], n’a pas encore été réglée. Vous la trouverez en pièce jointe. Pouvez-vous nous confirmer sa bonne réception et la date de règlement prévue ?
Si le paiement est en cours, merci de ne pas tenir compte de ce message.
Objet : Relance — facture n° [numéro] échue depuis [x] jours
Bonjour [prénom],
Malgré notre précédent message, la facture n° [numéro] de [montant] € reste impayée. Nous vous remercions de procéder au règlement sous 8 jours.
Nous vous rappelons que, conformément à nos conditions de vente, des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € sont applicables. Si un point bloque le paiement, contactez-nous dès aujourd’hui.
Lettre recommandée avec accusé de réception.
Elle rappelle : la ou les factures concernées, leurs montants et échéances, les relances déjà faites, le montant des pénalités et de l’indemnité forfaitaire, et fixe un dernier délai de paiement (souvent 8 jours).
Elle indique qu’à défaut de règlement, vous engagerez une procédure de recouvrement judiciaire, sans autre avis.
Retrouvez nos modèles de documents gratuits.
Calcul
Comment calculer les pénalités de retard
Exemple : facture de 10 000 € TTC payée avec 30 jours de retard, taux de pénalité de 12 % prévu aux conditions de vente. Illustration.
Pénalités = montant TTC × taux annuel × nombre de jours de retard ÷ 365, plus 40 € d’indemnité forfaitaire par facture.
Les pénalités ne sont pas soumises à la TVA. Les réclamer systématiquement n’est pas toujours opportun commercialement, mais les mentionner rappelle au client que le retard a un coût.
Évaluez aussi ce que vous coûte un impayé : calculateur du coût réel d’un impayé.
Avant d’insister
Pourquoi la facture n’est-elle pas payée ?
Avant de durcir le ton, identifiez la cause. Chaque situation appelle une réponse différente.
La facture est contestée
Prix, quantité, qualité, livraison : tant que le litige n’est pas réglé, la relance est inutile, voire contre-productive.
Le bon réflexe : suspendre la relance sur la partie contestée et traiter le litige avec le bon service.
Un problème d’organisation
Facture non reçue, bon de commande manquant, mauvais destinataire, circuit de validation bloqué.
Le bon réflexe : renvoyer la facture au bon interlocuteur, avec les références attendues.
Des difficultés de trésorerie
Le client est de bonne foi mais ne peut pas payer tout de suite.
Le bon réflexe : négocier un échéancier écrit et le suivre de près.
Un mauvais payeur
Le client paie en retard délibérément, sans difficulté particulière.
Le bon réflexe : mettre en demeure, bloquer les nouvelles commandes et engager la procédure.
Une procédure collective
Sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire publiée au BODACC.
Le bon réflexe : déclarer la créance au mandataire judiciaire dans les 2 mois suivant la publication.
Un client assuré
La créance est couverte par votre assurance-crédit.
Le bon réflexe : respecter les délais de la police : voir notre guide.
Les litiges sont la première cause cachée des impayés : lisez notre guide sur la gestion des litiges clients.
Le recouvrement judiciaire
Quelle procédure choisir après la mise en demeure ?
| Procédure | Pour quoi | Comment ça marche |
|---|---|---|
| Procédure simplifiée de recouvrement des petites créances | Créances jusqu’à 5 000 €, non contestées. | Un commissaire de justice invite le débiteur à accepter un accord de paiement ; en cas d’accord, il délivre un titre exécutoire. |
| Injonction de payer | Créance certaine, liquide et exigible, sans contestation sérieuse. | Requête au tribunal compétent, sans audience. L’ordonnance est signifiée au débiteur, qui dispose d’un mois pour faire opposition. |
| Référé-provision | Créance non sérieusement contestable, besoin de rapidité. | Audience rapide devant le juge des référés, qui peut accorder une provision. |
| Assignation au fond | Créance contestée ou dossier complexe. | Procès classique devant le tribunal : plus long, mais tranche le fond du litige. |
| Cabinet de recouvrement | Déléguer le recouvrement amiable puis judiciaire. | Le cabinet relance, négocie et engage les procédures pour votre compte. |
Le délai de prescription des créances commerciales entre professionnels est en principe de 5 ans. Pour les dossiers complexes, faites-vous accompagner par un professionnel du droit.
À éviter
Les 7 erreurs qui retardent le paiement
- Attendre avant la première relancePlus une facture vieillit, plus elle est difficile à recouvrer.
- Relancer une facture contestéeTraitez d’abord le litige, sinon la relance braque le client.
- Oublier les mentions obligatoiresSans taux de pénalité ni indemnité sur la facture, la relance perd de sa force.
- Ne rien tracerDates, échanges, promesses : indispensables en cas de procédure.
- Accepter une promesse sans dateUne promesse de paiement se note avec une date et un montant, et se vérifie.
- Continuer à livrerBloquez les nouvelles commandes d’un client qui ne paie pas.
- Rater la déclaration de créanceEn cas de procédure collective, le délai de 2 mois est impératif.
Lexique
Les termes à connaître
Facture dont la date d’échéance est dépassée sans règlement complet.
Démarches (e-mail, appel, courrier) pour obtenir le paiement sans procédure judiciaire.
Courrier formel, généralement en recommandé avec accusé de réception, exigeant le paiement dans un délai donné.
Procédure judiciaire simplifiée, sans audience, pour obtenir un titre exécutoire.
Décision ou acte qui permet de faire procéder à une exécution forcée par un commissaire de justice.
Montant de 40 € dû par facture payée en retard, au titre des frais de recouvrement.
Démarche auprès du mandataire judiciaire pour faire valoir une créance sur une entreprise en procédure collective.
Plan de paiement fractionné accordé à un client, avec des dates et des montants précis.
Sources
Notre réponse
Le module COLLECT de Hoopiz
COLLECT automatise les relances par typologie de clients, prépare les appels, partage les litiges avec l’ADV et les commerciaux, suit les promesses de paiement et transmet les dossiers à un cabinet de recouvrement sans ressaisie. Tout est daté et tracé.
Aller plus loin
Nos autres guides pratiques
Quand relancer une facture impayée ?
Dès les premiers jours de retard, voire quelques jours avant l’échéance avec une pré-relance. Plus une facture vieillit, plus elle est difficile à recouvrer.
Quelles pénalités appliquer en cas de retard de paiement ?
Les pénalités prévues par vos conditions de vente (au minimum trois fois le taux d’intérêt légal ; à défaut, le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points), plus une indemnité forfaitaire de 40 € par facture. Elles sont dues de plein droit dès le lendemain de l’échéance.
Comment rédiger une mise en demeure de payer ?
Par lettre recommandée avec accusé de réception, en rappelant les factures, montants et échéances, les relances faites, les pénalités et l’indemnité forfaitaire, et en fixant un dernier délai de paiement, au-delà duquel vous engagerez une procédure.
Quelle procédure après une mise en demeure restée sans réponse ?
Pour une créance jusqu’à 5 000 € non contestée, la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Sinon, l’injonction de payer, le référé-provision, l’assignation au fond, ou un cabinet de recouvrement qui gère ces étapes pour vous.
Que faire si le client est en redressement judiciaire ?
Déclarez votre créance au mandataire judiciaire dans les 2 mois suivant la publication du jugement au BODACC. Passé ce délai, la créance risque d’être inopposable.
Combien de temps pour réclamer une facture impayée ?
Entre professionnels, le délai de prescription est en principe de 5 ans. Mais attendre réduit fortement les chances de recouvrement.
Des relances qui partent toutes seules
En démo, un expert vous montre comment Hoopiz automatise vos relances et suit chaque facture jusqu’au paiement.