Étape 1. Analyser le prospect ou le client
L’analyse crédit est la première étape pour anticiper les risques en définissant des conditions de crédit adéquates. Cette analyse est réalisée à partir de data internes ou externes à l’entreprise. Diversifier les sources de data est d’ailleurs fondamental pour réaliser une analyse pertinente : Informations financières et de solvabilité, comportements de paiement observés, données communautaires, remontées de terrain des commerciaux…
Pour bien traiter ces données, deux nécessités s’imposent. Premièrement, il s’agit de mettre en place un processus d’acquisition, puis de centraliser les données de manière utile et consultable par tous les membres de votre entreprise qui sont concernés. Deuxièmement, chaque information doit être traitée avec un niveau de criticité et, si besoin, engendrer une alerte vous permettant de prendre des décisions rapides en toute situation.
Ainsi avec cette première étape du cycle Sales-to-Cash, la prévention et la surveillance du risque débutent et seront maintenues jusqu’à l’encaissement. De plus, le partage des données entre les équipes commerciales et financières, notamment pour la transmission des limites de crédit accordées, est une excellente pratique malheureusement encore peu mise en œuvre par les entreprises.
Étape 2. Prendre et traiter une commande
La commande prise vient s’ajouter à l’encours total du client et doit, par principe, ne pas dépasser la limite de crédit précédemment octroyée grâce à l’analyse de l’équipe financière. Ainsi, la visibilité quotidienne sur les encours et les limites de crédit pouvant fluctuer est très précieuse. D’autant plus si l’entreprise est assurée-crédit. En effet, cette sécurisation sur les encours nécessite un pilotage rigoureux pour ne pas s’exposer à des risques de non couverture.
À cette étape, le strict respect légal des obligations concernant la rédaction des documents de vente comme le devis ou les CGV protège le fournisseur en cas de situation de non paiement et de mise en recouvrement du client.
Enfin, comme pour l’ensemble du cycle Sales-to-Cash, la communication entre les équipes est une clé de succès et, à cette étape, l’Administrateur des Ventes débute son rôle dans la maîtrise des risques clients.
Étape 3. Facturer
Envoyer la facture à la bonne personne, par le bon canal, au bon moment permet d’accélérer l’encaissement et d’instaurer une bonne relation financière client. Il faut donc pouvoir disposer de ces informations toujours à jour à travers une plateforme collaborative qui permettra également d’avoir une visibilité sur les différents échanges avec le client.
De plus, la facture doit comporter des mentions obligatoires et respecter certaines règles pour être considérée comme conforme et permettre au fournisseur de faire respecter ses droits.
Evidemment, les conditions de crédit octroyées sont mentionnées.
Étape 4. Suivre l’encours
Durant le traitement de la commande, plusieurs événements peuvent se produire qui amènent à reconsidérer les décisions de crédit ou le scénario de relance. Par exemple, la notation du client qui se dégrade, un litige… mais aussi un bouleversement géopolitique qui peut induire sur les capacités de paiement du client.
Mettre en place un système d’alertes automatiques est le meilleur moyen de gagner en réactivité.
Étape 5. Relancer
La relance avant et après échéance s’organise pour être efficace. Premièrement, il est important de rappeler qu’une relance bien orchestrée joue un rôle dans l’amélioration des relations clients outre son rôle évident dans la prévention des risques clients.
Ensuite, un scénario de relance se conçoit de manière personnalisée pour chaque client et il est divisé en plusieurs étapes de relance sur différents canaux : email, téléphone, SMS, voie postale…
Concrètement, l’entreprise crée différents scénarios qu’elle attribue à ses clients selon des critères comme le niveau de risque, le profil payeur, les enjeux commerciaux… là encore une excellente connaissance client acquise grâce à la communication entre les services est décisive.
Les chargés de relance doivent disposer d’un agenda de relance, ou d’un tableau de bord, leur permettant d’identifier les actions à réaliser quotidiennement. L’idéal est de bénéficier d’un système dynamique permettant de mettre à jour automatiquement les actions prioritaires suivant l’évolution des critères de suivi du risque client.
Enfin, établir une codification par statuts et sous-statuts permet un bon traitement collaboratif des litiges. L’identification des litiges pouvant intervenir à chaque étape du cycle Sales-to-Cash mais très commun dès les premières actions de relance.
Étape 6. Encaisser
Effectuer un lettrage quotidien permet d’obtenir une visibilité juste et détaillée sur l’encours total, le non facturé, le solde comptable et les retards de paiement. Ces informations à jour sont le point de départ pour démarrer un nouveau cycle Sales-to-Cash performant.
