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Module COLLECT · Gestion du recouvrement & des litiges
Recouvrement et litiges : la bonne relance, pour chaque client, au bon moment
COLLECT structure tout votre processus de relance : autant de scénarios que de typologies de clients, tous les canaux (e-mail, SMS, téléphone, courrier) en automatique, semi-automatique ou manuel guidé, un historique partagé de chaque action, jusqu’au passage au contentieux.
* Ordres de grandeur constatés chez nos clients ETI et groupes après 12 mois d’utilisation ; les résultats varient selon la situation de départ.
Illustration · données fictives
Ça vous parle ?
Relancer tout le monde de la même façon, c’est perdre du temps… et des clients
Quand la relance repose sur des listes Excel et la mémoire de chacun, les bons payeurs sont agacés, les mauvais passent entre les mailles et les litiges traînent.
- Le DSO dérive et le BFR avec.
- On ne sait pas où en est la relance d’un client stratégique.
- Les litiges bloquent des paiements pendant des semaines.
- Le passage au contentieux arrive trop tard, sur des dossiers mal documentés.
- On relance un bon payeur comme un mauvais, faute de temps.
- Chaque e-mail et chaque appel se prépare à la main.
- Personne ne sait ce que le collègue absent a promis au client.
- Les relances complexes (secteur public, tiers payeur, chantier…) se gèrent hors outil.
Scénarios de relance
Autant de scénarios que de typologies de clients
On ne relance pas un bon payeur comme un mauvais, ni le secteur public comme le privé. Avec Hoopiz, vous créez autant de scénarios que nécessaire et chaque client suit automatiquement celui qui lui correspond.
Affectez les scénarios selon :
- Le comportement de paiementbon payeur, payeur irrégulier, retards récurrents
- Le type de clientpublic ou privé, grand compte, PME, distributeur
- Le montant et le niveau de risqueencours, note, garantie d’assurance-crédit
- Le segment, le pays, la languerelances multilingues, multi-sociétés
- Les cas particulierstiers payeur, chantier, portail fournisseur
Chaque étape définit le canal, le calendrier et le niveau d’automatisation. Vous ajustez les scénarios à tout moment.
E-mail de courtoisie avant échéanceRappel de la facture, sans pression
AutomatiqueRappel amicalFacture en pièce jointe
AutomatiqueSMS de rappelLien vers le relevé
AutomatiqueAppel du gestionnaireScript et historique affichés
Manuel guidéAppel préventif avant échéanceConfirmer la bonne réception de la facture
Manuel guidéSMS de relanceDès le lendemain de l’échéance
AutomatiqueE-mail avec relevé de comptePréparé par Hoopiz, validé en un clic
Semi-autoAppel et promesse de paiementPromesse saisie, relance auto si non tenue
Manuel guidéMise en demeureModèle prérempli, envoi validé
Semi-autoTransmission au contentieuxDossier complet, sans ressaisie
Semi-autoE-mail au service ordonnateurRéférences d’engagement rappelées
AutomatiqueRelance au comptable publicPièces justificatives jointes
Semi-autoAppel au service gestionnaireSuivi du circuit de paiement
Manuel guidéCourrier de réclamationRappel des intérêts moratoires
Semi-autoVérification sur le portail fournisseurStatut de la facture contrôlé
Manuel guidéE-mail personnaliséModèle adapté, envoyé par le gestionnaire
Semi-autoAppel à l’acheteurAvec alerte au commercial du compte
Manuel guidéEscalade direction financièrePoint avec le DAF du client
Manuel guidéExemples de scénarios · jours relatifs à l’échéance · entièrement paramétrables.
Tous les canaux
E-mail, SMS, téléphone, courrier : à vous de choisir le degré d’automatisation
Chaque action du scénario peut être automatique, semi-automatique ou manuelle. Et même en manuel, Hoopiz vous guide pour aller très vite.
Hoopiz s’en charge
Les e-mails et SMS partent selon le scénario, personnalisés, avec les factures en pièce jointe. Aucune intervention.
Vous validez en un clic
Hoopiz prépare l’e-mail, le SMS ou le courrier ; le gestionnaire relit, ajuste si besoin et envoie.
Vous gardez la main, sans perdre de temps
Pour les e-mails personnalisés et les appels, des interfaces guident le gestionnaire : modèle prérempli, situation du client, résultat de l’action en un clic.
Un appel de relance en moins de deux minutes
Avant de décrocher, le gestionnaire a tout sous les yeux. Après l’appel, il qualifie le résultat en un clic : Hoopiz programme la suite.
- Situation du client et factures échues
- Historique des dernières actions et promesses
- Trame d’appel adaptée au scénario
- Promesse de paiement, litige ou rappel : la suite est planifiée
Tout est historisé, tout le monde est à jour
Chaque e-mail, SMS, appel, note, promesse ou litige est enregistré dans l’historique du client. La relance devient un travail d’équipe.
- Continuité : en cas d’absence ou de réorganisation, le portefeuille se reprend sans perte d’information.
- Collaboration : ADV, commerce et comptabilité voient la même chose et échangent sur le dossier.
- Traçabilité : vous savez qui a fait quoi, quand, et avec quel résultat.
- Preuve : un dossier complet, prêt à être transmis au contentieux ou à l’assureur-crédit.
Promesse de paiement au 15/11Appel · Julie M. · aujourd’hui 10:12
« Le client attend un avoir sur la facture 4512 »Note · Thomas R. (commercial) · hier
Litige « prix » ouvert sur la facture 4512, affecté à l’ADVLitige · Julie M. · hier
SMS de relance envoyéAutomatique · scénario « Payeurs à risque » · J+1
E-mail avec relevé de compte validé et envoyéSemi-auto · Karim B. · il y a 5 jours
Et aussi
Litiges, blocages, cas complexes : tout est dans COLLECT
Les fonctions qui complètent les scénarios pour accélérer les encaissements.
Litiges qualifiés et suivis
Qualification par motif, affectation à l’ADV, au commerce ou à la logistique, suivi et reporting des litiges.
Codification des pièces
Codification précise des factures, avoirs et règlements, et gestion collaborative des dossiers.
Blocage et déblocage de commandes
Les commandes d’un client en retard peuvent être bloquées, puis débloquées dès le règlement.
Agenda dynamique
Chaque matin, les actions du jour priorisées selon les montants, les retards et les scénarios.
Relance externalisée
Une plateforme commune entre vos équipes et des chargés de relance externes, avec une visibilité partagée.
Multi-sociétés, multilingue
Relances dans la langue du client, pour toutes vos sociétés et devises.
Quand l’amiable ne suffit plus, le contentieux en un clic
Hoopiz dispose de connecteurs avec des acteurs du recouvrement contentieux : transmettez vos dossiers sans ressaisie, avec l’historique et toutes les pièces, et suivez leur avancement depuis la plateforme.
- Transmission digitalisée du dossier complet
- Continuité entre recouvrement amiable et contentieux
- Suivi de l’avancement dans l’historique du client
Connecteurcontentieux
Connecteurcontentieux
Concrètement
Ce que COLLECT change au quotidien
Au cœur de votre écosystème
Vos données circulent, vos décisions s’appliquent partout
Hoopiz récupère automatiquement les garanties de vos assureurs-crédit et les informations de vos data providers, les croise avec vos encours et comportements de paiement, puis restitue risques, décisions et indicateurs dans votre système d’information. Sans ressaisie.
Vos partenaires
Votre système d’information
Risque, garanties, encours et comportements de paiement croisés dans une même plateforme
Vos factures, règlements et données clients remontent automatiquement de votre ERP.
Une plateforme, 6 modules
COLLECT s’appuie sur les autres modules Hoopiz
Les modules partagent les mêmes données : ce que l’un détecte, les autres permettent d’agir dessus.
Hoopiz par secteur : travail temporaire · commerce de gros · agroalimentaire · négoce de matériaux · industrie · tous les secteurs
COLLECT augmenté par l’IA hoopiOne
- Des scénarios sur mesure : hoopiOne propose, au cas par cas, le scénario et l’action les plus efficaces pour chaque client, d’après son comportement et vos résultats passés.
- Les priorités du jour : recevez chaque matin les dossiers à traiter en premier.
- Des appels mieux préparés : un résumé de la situation du client avant chaque échange.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recouvrement de créances ?
C’est un outil qui automatise et organise la relance des factures impayées : scénarios de relance, e-mails, SMS et appels, agenda des actions, suivi des litiges et des promesses de paiement, jusqu’au contentieux.
Combien de scénarios de relance peut-on créer ?
Autant que nécessaire. Vous créez des scénarios par typologie de clients (bons ou mauvais payeurs, public ou privé, grands comptes, pays…) et chaque client suit automatiquement le scénario qui lui correspond.
Les relances sont-elles automatiques ?
Chaque étape peut être automatique, semi-automatique (préparée par Hoopiz et validée en un clic) ou manuelle guidée. Les e-mails et SMS peuvent être envoyés dans les trois modes.
Comment Hoopiz aide-t-il pour les appels de relance ?
Une interface d’appel affiche la situation du client, l’historique et une trame adaptée au scénario ; le résultat (promesse, litige, rappel) se saisit en un clic et la suite est planifiée.
Les actions de relance sont-elles historisées ?
Oui, toutes : e-mails, SMS, appels, notes, promesses et litiges sont enregistrés dans l’historique du client, partagé entre les équipes.
Peut-on transmettre un dossier au contentieux depuis Hoopiz ?
Oui. Hoopiz dispose de connecteurs avec Agir Recouvrement et Cabinet ARC pour transmettre les dossiers au contentieux sans ressaisie et en suivre l’avancement.
Accélérez vos encaissements
En démo, nous vous montrons COLLECT sur un portefeuille proche du vôtre : scénarios, canaux, appels guidés et historique.